Na atrakcyjność Twojej oferty nie składają się tylko zdjęcia, opis czy cena, ale także to, w jaki sposób kontaktujesz się z osobami zainteresowanymi pobytem. Jeśli robisz to dobrze, możesz na każdym etapie uniknąć anulowania rezerwacji noclegu, a tym samym niezadowolenia potencjalnych gości. Niektóre anulacje noclegu są nieuniknione, jeśli jednak powtarzają się zbyt często, warto się temu przyjrzeć. Mamy dla Ciebie kilka prostych wskazówek, jak unikać anulowania rezerwacji noclegu. Sprawdź, jakie zmiany możesz wprowadzić w komunikacji z gośćmi obiektu noclegowego.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Jakie są najczęstsze powody anulowania rezerwacji.
- Jak, dzięki dobrze przygotowanej ofercie, możesz unikać anulowania rezerwacji noclegu.
- Jak komunikować się z gościem, gdy musisz zmienić warunki rezerwacji.
Dlaczego goście rezygnują – najczęstsze przyczyny anulowania rezerwacji
Gdy zastanawiasz się, jak unikać anulowania rezerwacji noclegu, zacznij od zrozumienia przyczyn po stronie gości. Warto sobie uświadomić, że część powodów jest niezależna od Ciebie. Goście mogą anulować noclegi, bo ktoś z członków rodziny zachorował, nie dostali urlopu w pracy lub mają inne zobowiązania.
Przyczyny rezygnacji mogą jednak leżeć również po stronie gospodarza obiektu. I właśnie na te powody anulowania rezerwacji noclegów masz wpływ. Twoi potencjalni goście mogą jednak anulować rezerwację, bo:
- nie wiedzą, czy interesujący ich termin jest dostępny;
- muszą długo czekać na odpowiedź od gospodarza;
- są zaskakiwani po dokonaniu rezerwacji noclegu: innymi cenami niż w ofercie, rygorystycznymi zasadami pobytu itp.
Jak unikać anulowania rezerwacji noclegu – sprawdzone sposoby
Szukasz sposobów, jak zmniejszyć liczbę anulacji w pensjonacie lub apartamencie? Te dobre praktyki stosowane przez doświadczonych gospodarzy możesz wdrożyć od zaraz.
Aktualizuj kalendarz i zarządzaj dostępnością
Jednym z najczęstszych powodów odrzucenia rezerwacji przez gospodarza jest po prostu brak terminów wskazanych przez gościa. Osoba zainteresowana noclegiem wysyła zapytanie, po czym otrzymuje odpowiedź o braku możliwości noclegu w podanym czasie. Wówczas jest zmuszona anulować rezerwację, a dodatkowo traci czas, co może być przyczyną jej niezadowolenia.
Co jako gospodarz obiektu noclegowego możesz zrobić inaczej: Zdecydowanie wygodniejsze dla gościa jest, gdy termin od razu widnieje w ofercie jako zajęty. Zamiast wysyłać zapytanie, może w tym czasie znaleźć nocleg z wolnymi miejscami. Jeśli korzystasz z integracji kalendarzy w różnych portalach noclegowych, np. iCal czy YieldPlanet, aktualizacja kalendarza w Noclegowo jest znacznie prostsza.
Sprawdź, jak działa Integracja kalendarza za pomocą iCal
Zadbaj o transparentność ceny i warunków pobytu
Zdarza się, że gospodarze wpisują niższe ceny, tylko po to by zainteresować gościa swoją ofertą. Kiedy jednak dochodzi już do akceptacji rezerwacji przez gospodarza, cena ta ulega zmianie – doliczane są dodatkowe opłaty. W tym przypadku rzadko kiedy gość decyduje się zarezerwować nocleg, a w powodach anulacji wpisuje: „cena znacznie wyższa niż w prezentacji”.
Co jako gospodarz możesz zrobić inaczej: Unikaj takich zachowań, ponieważ świadczy to o Twoim braku wiarygodności. Zamiast tego od razu podawaj prawdziwą kalkulację noclegu, z wliczonymi wszystkimi ewentualnymi opłatami. Jeśli koszty i inne będą odpowiadały gościowi, na pewno zarezerwuje nocleg.
Ustal minimalny okres pobytu
Co jako gospodarz możesz zrobić inaczej: Jeżeli w Twoim obiekcie, możliwy jest tylko wynajem na co najmniej 3 dni, poinformuj o tym gości w prezentacji w zakładce „Ważne informacje”. Nie będziesz dostawać wtedy zbędnych próśb rezerwacyjnych o krótszy okres najmu.
Przypomnij o zasadach pobytu przed przyjazdem
Statystyki pokazują, że wysłanie przypomnienia dla gości przed przyjazdem zmniejsza no-show, czyli sytuacje, gdy goście nie pojawiają się na miejscu bez wcześniejszej informacji. W przypomnieniu mailowym zamieść informację o terminie pobytu (niektórzy turyści mogą o tym zapomnieć), a także najważniejszych zasadach, np.:
- godzinach zameldowania i wymeldowania;
- możliwości przyjazdu ze zwierzętami;
- zakazie palenia w obiekcie;
- możliwości wykupienia wyżywienia na miejscu.
Takie zasady pobytu w obiekcie noclegowym także powinny być zawarte również w zakładce „Ważne informacje”. Wówczas potencjalny gość będzie mógł łatwo zapoznać się z nimi i gdy wyśle Ci prośbę o rezerwację, będzie już znał najważniejsze. W ten sposób unikniesz dodatkowych pytań, a tym samym niepotrzebnych anulacji czy odrzuceń.
Co zrobić, gdy gość chce zmienić termin lub anulować rezerwację?
Zdarza się, że pomimo wszystkich uzupełnionych danych oraz Twoich szczerych chęci trafią Ci się prośby o rezerwacje, których nie jesteś w stanie zaakceptować. Co możesz zrobić w takiej sytuacji?
Pamiętaj, że w Noclegowo masz możliwość rozmowy z gościem oraz zaproponowania mu innych warunków: rodzaju zakwaterowania, ceny czy terminu. Dodatkowo możesz ustalić czas, jaki gość ma na ich zaakceptowanie, czyli wpłatę zadatku. To przydatne zwłaszcza wtedy, kiedy zależy Ci na szybkiej odpowiedzi.
Jak komunikować się z gościem w sprawie zmiany warunków rezerwacji? Podejdź do takiej sytuacji na spokojnie, dołącz wiadomość, w której wszystko wyjaśnisz. Gość na pewno doceni Twoje zaangażowanie, nawet jeśli Twoja propozycja nie będzie mu odpowiadać.
Jak komunikować się z gościem w sprawie zmiany warunków rezerwacji – przykład
W Noclegowo możesz znaleźć narzędzie, za pomocą którego skontaktujesz się z gościem i zaproponujesz mu inny termin pobytu. Oto przykład:
Jak unikać anulowania rezerwacji noclegu – podsumowanie
Wiele anulacji rezerwacji noclegów wynika z nieporozumień pomiędzy gospodarzem obiektu a potencjalnym gościem. Zwróć na to uwagę, gdy przygotowujesz ofertę pobytu. Warto wykorzystać do tego narzędzia dostępne w portalu noclegowym, np. Noclegowo. Zadbaj o transparentne pokazanie ceny ze wszystkimi opłatami, zarządzanie terminami w zintegrowanym kalendarzu, szybką komunikację z gośćmi, gdy musisz zaproponować inne warunki pobytu. Być może nie unikniesz wtedy wszystkich anulacji rezerwacji, ale na pewno zwiększysz wiarygodność obiektu noclegowego i zadbasz o jego wizerunek. Goście mogą nie skorzystać z noclegu tym razem, ale może zapamiętają Cię i zarezerwują pobyt za jakiś czas?