Pytanie „Jak liczyć dobę hotelową” pojawia się zarówno wśród turystów, jak i właścicieli obiektów noclegowych. Czy opłata powinna być niższa, jeśli pobyt jest bardzo krótki? Jak długo trwa doba hotelowa? Podpowiadamy!
Z tego artykułu dowiesz się:
- Jak ustalić godziny zameldowania i wymeldowania w apartamencie lub pensjonacie.
- Ile najczęściej trwa doba hotelowa i dlaczego.
- Co robić w przypadku krótszych pobytów – czy goście mogą płacić mniej.
- Jak postępować w nietypowych sytuacjach: gdy goście chcą wydłużyć pobyt, zameldować się później.
Ile trwa doba hotelowa w pensjonacie lub apartamencie?
Doba hotelowa jest zazwyczaj krótsza niż pełna doba. Wynika to z konieczności przygotowania obiektu dla kolejnych gości, czyli posprzątania pokoju. Standardowo trwa ona około 20 godzin. Odstęp między godziną wymeldowania a zameldowania zależy od wielkości obiektu noclegowego, aby zapewnić wystarczający czas na sprzątanie. Dobrze jest zostawić mały zapas czasowy, aby w razie problemów kolejni goście nie musieli czekać. Jest to szczególnie ważne, jeśli obiekt przeprowadza również dezynfekcję czy ozonowanie.
Zobacz też: Jak napisać regulamin obiektu noclegowego?
Jak liczyć noclegi, gdy goście wyjeżdżają wcześniej?
Doba hotelowa zazwyczaj zaczyna się między 14:00 a 15:00, a kończy między 11:00 a 12:00. Często zdarza się, że goście przyjeżdżają późno i wyjeżdżają wcześnie. Jak wtedy obliczyć dobę hotelową i liczbę noclegów? Czy goście mogą zapłacić mniej?
Większość hoteli i obiektów noclegowych nie stosuje takich praktyk. Niezależnie od długości pobytu, opłata jest pełna. To standard, który zapewnia stabilny dochód właścicielom obiektów. Ułatwia też prowadzenie biznesu – nie trzeba obliczać różnych cen w zależności od godzin zameldowania i wymeldowania w obiekcie noclegowym.
Doba hotelowa – ile trwa w Twoim obiekcie?
Doba hotelowa to czas, w którym goście mogą korzystać z noclegu oraz udogodnień dostępnych w obiekcie. Z czasem zameldowania mogą występować w obiektach dwa rodzaje problemów. Można tu wyróżnić zarówno oczekiwania gości co do możliwości wcześniejszego niż określony w warunkach meldowania, jak i późniejszego przyjazdu. Jeśli danego dnia nie masz żadnych wyjeżdżających gości i stosujesz takie odstępstwa od standardowych godzin meldunku, to możesz zgodzić się na przyjęcie gości wcześniej. Na pewno przez gości będzie to odbierane jako zaleta pobytu u Ciebie.
Doba hotelowa a nietypowe sytuacje – czy goście mogą liczyć na odstępstwa?
Odstępstwa od standardowej doby hotelowej zależą od podejścia właściciela oraz dostępności obiektu. Jeśli danego dnia nie ma innych rezerwacji lub kolejni goście przyjeżdżają późno, właściciele mogą zgodzić się na przedłużenie pobytu o kilka godzin. Jest to jednak wyraz życzliwości i nie jest obowiązkowe. W przypadku odmowy, goście nie powinni mieć pretensji. Jeśli kolejni goście przyjeżdżają w standardowych godzinach, można co najwyżej liczyć na przechowanie bagażu, np. gdy przyjechaliśmy pociągiem.
Co robić, gdy goście chcą się zameldować późno w nocy?
Zdarza się, że goście wyjeżdżają po pracy czy po wykonaniu innych obowiązków i przyjeżdżają na miejsce późnym wieczorem lub w nocy. Ustalając zasady meldunku, zazwyczaj określasz, w jakich godzinach goście mogą się zameldować. Jeśli gość oczekuje meldunku poza wyznaczonymi godzinami, musisz go poinformować, jakie zasady u Ciebie obowiązują.
Czy warto oferować gościom możliwość późnego zameldowania w obiekcie noclegowym? Niektórzy gospodarze mają taką opcję, ale związane jest to z dodatkową odpłatnością. Decydując się na wdrożenie takiego rozwiązania również u siebie, koniecznie zapisz to w regulaminie obiektu noclegowego lub w opłatach dodatkowych. Jeśli gość poprosi o możliwość meldunku poza standardowymi godzinami, wtedy będziesz mógł go poinformować o takiej możliwości, ale z informacją, że będzie potrzebna dopłata za taką usługę. Gdy taką informację umieścisz wyraźnie w ofercie, gość nie powinien mieć zarzutów, że nie był poinformowany.
Jak reagować, gdy goście chcą przedłużyć dobę hotelową?
Tu też wiele zależy od ułożenia Twojego kalendarza i możliwości. Również często od tego, w jakim momencie goście poinformują Cię o chęci późniejszego opuszczenia obiektu. Gdy zrobią to dopiero rano w dniu wymeldowania, możesz mieć już umówiony serwis sprzątający i wtedy przedłużenie doby hotelowej przez gości nie będzie możliwe.
Jeśli jednak goście zgłoszą chęć przedłużenia pobytu wcześniej, a Ty rzeczywiście będziesz miał możliwość spełnić ich prośbę, to na pewno warto to rozważyć. Taka uprzejmość może być przysłowiową ostatnią „kropką nad i” udanego pobytu dla gości. Jasno jednak ustal, czy takie przedłużenie będzie związane z dopłatą. Jednak jeśli będzie to jedna/dwie godziny – w ramach dobrej obsługi proponujemy, by takie wydłużenie odbyło się bezpłatnie.
Tutaj również warto zapytać gości o powody chęci przedłużenia pobytu. Być może jest to związane z chęcią pozostawienia samochodu na parkingu, czy też oczekiwania na pociąg/autobus powrotny.
Dobre praktyki dla właścicieli – jak informować gości o godzinach zameldowania i wymeldowania?
Informuj o godzinach zameldowania i wymeldowania w pensjonacie czy apartamencie w każdej ofercie noclegowej. Jeśli zasady są niezmienne, również zaznacz to w ofercie. Możesz również wskazać, że zasady zameldowania i wymeldowania są elastyczne. To ważne wskazówki, które pomogą gościom w wyborze noclegu.
Podczas pobytu także przypominaj gościom o godzinach zameldowania i wymeldowania. Dobrym sposobem na przypomnienie o wymeldowaniu jest ustawienie odpowiedniego hasła WiFi, np.: „checkout11”. Dzięki temu goście będą wiedzieli, że muszą opuścić pokój o 11.
Doba hotelowa – częste pytania od gości i przykłady odpowiedzi
Czy mogę zameldować się wcześniej?
- Opcja 1 (gdy nie masz gości poprzedniego dnia): Tak, zapraszamy do korzystania z noclegu od rana. W przypadku, gdy przedłużenie doby hotelowej wyniesie ponad 3 godziny, naliczamy opłatę w wysokości X zł. Szczegółowe informacje znajdują się w regulaminie pobytu.
- Opcja 2 (gdy masz gości i musisz po nich posprzątać): Niestety, z powodu dużej liczby rezerwacji w obiekcie nie możemy ugościć Państwa wcześniej. Doba hotelowa zaczyna się o 14:00 i o tej godzinie zapraszamy do pensjonatu. Jednocześnie możemy zaproponować przechowanie bagażu od godzin porannych.
Chcemy przyjechać późnym wieczorem. Czy możemy się wtedy zameldować?
- Opcja 1: Nie, w naszym apartamencie nie mamy takiej możliwości. Obsługa jest na miejscu do godziny 20:00 i później nie może Państwa wpuścić do pokoju.
- Opcja 2: Tak, w naszym obiekcie obowiązuje samodzielne zameldowanie, więc mogą Państwo przyjechać o dowolnej godzinie.
- Opcja 3: Tak, późniejsze zameldowanie w naszym obiekcie wiąże się z dodatkową opłatą w wysokości X zł. Opłatę można uiścić przy wymeldowaniu.
Czy mogę wymeldować się później (bo muszę czekać na pociąg, mam określone plany itp.)?
- Opcja 1 (np. gdy gość poinformuje o tym wcześniej): Tak, mogą Państwo opuścić pensjonat do godziny 14:00 zamiast 12:00. Czy mogę spytać, co jest przyczyną wydłużenia pobytu – jakieś plany, kwestie transportu?
- Opcja 2: Niestety, nie mamy takiej możliwości. W tym samym dniu przyjmujemy kolejnych gości, a serwis sprzątający musi mieć czas na przygotowanie pokoju. Możemy zaproponować przechowanie bagażu w naszym pensjonacie, jeśli to Państwu odpowiada.