Zadatek czy zaliczka przy rezerwacji noclegu? Poznaj różnice

Jakie są warunki rezerwacji w Twoim obiekcie? Co muszą zrobić potencjalni goście, aby zarezerwować nocleg u Ciebie? Być może pobierasz opłatę za rezerwację noclegu, ale czym ona jest od strony formalnej? To zadatek czy zaliczka? Sprawdź, czym różnią się obie formy przedpłaty i która z nich jest bardziej opłacalna dla właścicieli obiektów noclegowych.

Z tego artykułu dowiesz się;

1. Jak działa zaliczka, a jak zadatek przy rezerwacjach noclegów.
2. Kiedy nie musisz zwracać przedpłaty gościowi.
3. Co robić, gdy musisz anulować rezerwację.
4. Co robić, gdy gość anuluje rezerwację.
5. Kiedy bardziej opłaca się zaliczka, a kiedy zadatek.

Czym jest zaliczka przy rezerwacji noclegów?

Zaliczka to część ustalonej ceny pobytu, wpłacana z góry. Stanowi przedpłatę na poczet przyszłej usługi. Jeśli rezerwacja dojdzie do skutku — zaliczka zostaje odliczona od końcowej należności. Jeśli nie – zaliczka zazwyczaj podlega zwrotowi, niezależnie od tego, kto rezygnuje.

Zaliczka nie stanowi zabezpieczenia umowy. Oznacza to, że zarówno Ty, jak i gość, możecie odstąpić od wykonania umowy. Nie ponosicie przy tym żadnych konsekwencji finansowych, poza zwrotem zaliczki.

Czym jest zadatek jako zabezpieczenie umowy noclegowej?

Zadatek to forma przedpłaty regulowana przepisami prawa (art. 394 § 1 Kodeksu cywilnego). Jego funkcja to zabezpieczenie wykonania umowy. Jeśli umowa zostaje wykonana — zadatek jest odliczany od ceny. Gdy to gość zerwie umowę, możesz zatrzymać zadatek. Jeśli zerwanie następuje z Twojej winy – musisz zwrócić zadatek, zwykle podwójnie.

Zadatek najczęściej ma formę pieniężną (może mieć formę rzeczową, ale przy rezerwacjach noclegów to praktycznie niespotykane).

Zaliczka czy zadatek – najważniejsze różnice dla właścicieli obiektów noclegowych

Dopóki wszystko idzie zgodnie z planem, oba rozwiązania wydają się podobne. Różnica jest widoczna dopiero w momencie odwołania rezerwacji. Dlatego wielu właścicieli, szczególnie tych prowadzących małe pensjonaty czy apartamenty, decyduje się na zadatek — by zyskać ochronę przed stratą finansową w razie odwołania rezerwacji przez gości.

Zanim zdecydujesz: zadatek czy zaliczka za nocleg, przeczytaj podsumowanie najważniejszych różnic:

• Przepisy: kwestie płacenia zadatku są regulowane przepisami. Zaliczka jest tylko formą ustaleń pomiędzy gospodarzem a gościem.
• Odwołanie rezerwacji przy zaliczce: możesz to zrobić zarówno Ty, jak i gość. W obu przypadkach jedyną konsekwencją jest zwrot wpłaconej zaliczki (niezależnie od przyczyny).
• Odwołanie rezerwacji przy zadatku: jeśli gość odwołuje rezerwację, kwota zadatku zostaje u Ciebie. Jeśli Ty odwołujesz rezerwację, zwracasz gościowi podwójną kwotę zadatku. Jeśli odwołanie rezerwacji nastąpiło z przyczyn niezależnych, zwracasz gościowi kwotę zadatku.

Różnice pomiędzy zaliczką i zadatkiem przy rezerwacjach sprawdzisz także na grafice:

Kiedy lepiej pobierać zadatek, a kiedy wystarczy zaliczka? Praktyczne wskazówki

• Jeśli chcesz mieć pewność, że gość nie zrezygnuje w ostatniej chwili, zwłaszcza w wysokim sezonie, wybierz zadatek.
• Jeśli akceptujesz elastyczne rezerwacje i chcesz być bardziej przyjazny dla gości, wybierz zaliczkę. To daje gościom większą swobodę rezygnacji bez konsekwencji.
• Jeśli nie jesteś w stanie zapewnić zwrotu podwójnej kwoty w razie rezygnacji ze swojej strony (np. z powodu problemów z płynnością finansową), zastosuj zaliczkę.

Jak zapisać informacje o zadatku lub zaliczce w ofercie noclegu?

To ważne, by gość dobrze zrozumiał zasady przedpłaty przy rezerwacji noclegu. W opisie oferty lub regulaminie umieść:

• jasno określoną kwotę przedpłaty (np. „Zadatek 20% wartości rezerwacji”);
• formę płatności (przelew / gotówka);
• zasady zwrotu lub zatrzymania: przy rezygnacji, przy problemach po Twojej stronie, przy okolicznościach losowych;
• informację, na co wpłata będzie zaliczona (pamiętaj o różnicy między zaliczką a zadatkiem).

Takie jasne zasady pomogą uniknąć nieporozumień i budować zaufanie do Twojej oferty.

Przejrzyste reguły rezerwacji pomogą Ci także zmniejszyć liczbę anulowanych pobytów. Sprawdź, co jeszcze możesz zrobić: Jak unikać anulowania rezerwacji noclegu?

Zaliczka i zadatek – jak postępować w nietypowych sytuacjach?

Jeśli gość odwoła rezerwację, nie musisz zwracać mu zadatku. Oczywiście możesz się umówić z gościem inaczej i w ramach zachowania dobrych relacji zwrócić część kwoty czy podarować voucher do wykorzystania w innym terminie. Jest to jednak Twoja dobra wola. 

Warto rozważyć takie rozwiązanie, jeżeli do pobytu zostało jeszcze dużo czasu. Zaproponuj gościowi, że oddasz zadatek, jeśli zarezerwuje pobyt w innym terminie. Tym samym nie poniesiesz straty, a na pewno zyskasz w oczach gościa, który musiał odwołać rezerwację. Być może poleci Cię swoim znajomym? Weź to pod uwagę!

Pamiętaj, że zarówno zaliczka, jak i zadatek mają być zabezpieczeniem i wygodą dla każdej ze stron. Jeżeli wystąpiła sytuacja awaryjna, postaraj się okazać zrozumienie gościom, którzy chcą odwołać rezerwację. Weź pod uwagę powód. Jeżeli goście obawiają się złej pogody i dlatego chcą odwołać rezerwację, spróbuj rozwiać ich wątpliwości i zachęcić do pobytu. Dopiero gdy to się nie uda, poinformuj o konsekwencjach rozwiązania umowy.

Jednak jeżeli gość nie może przyjechać z innych, ważniejszych przyczyn, postaraj się zachować dobre relacje i postaw na rozmowę. Dialog jest Twoją główną bronią przed utratą rezerwacji.

Do nietypowych przypadków należy też sytuacja, gdy rozwiązanie umowy następuje z przyczyn niezależnych od gospodarza obiektu, ani od wynajmującego. Wówczas przedpłatę należy zwrócić gościowi. Dotyczy to i zadatku, i zaliczki.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o zadatek i zaliczkę przy noclegach