Overbooking to sytuacja, z którą nie lubi spotykać się żaden gospodarz obiektu noclegowego. Zdarza się jednak, że do niej dochodzi. Jak sobie radzić z overbookingiem i co wtedy zrobić? Na pewno nie panikować. Przedstawiamy proste rozwiązanie, które pozwoli Ci rozwiązać dany problem.
Co to jest overbooking?
Overbooking – to najprościej mówiąc, po prostu nad sprzedaż. Gospodarz zazwyczaj omyłkowo sprzedaje więcej noclegów niż ma w swojej ofercie. Taka sytuacja ma również miejsce często, gdy rezerwacje są automatycznie przyjmowane przez dany portal, a w kalendarzu dostępności dane nie zdążą się jeszcze zaktualizować lub gdy odbędą się dwie rezerwacje jednocześnie. Sprawdź jak prosto zintegrować kalendarz za pomocą iCal z różnymi serwisami
Zaliczka czy zadatek?
Pierwszą istotną kwestią jest fakt, czy pobrałeś od gościa zadatek czy zaliczkę. Aktualnie znacznie częściej pobierany poprzez portale jest od gościa zadatek. Zadatek różni się od zaliczki tym, że w przypadku niewykonania umowy przez jedną ze stron druga strona wzbogaca się o wysokość zadatku (zaliczka natomiast jest zwracana bez dodatkowych konsekwencji). Świadczenie wstępne stanowi zadatek tylko wtedy, gdy jest to jasno określone w umowie – bez takiego zapisu będzie ono zaliczką. Zatem jeżeli pobrałeś/aś od gościa zadatek, a wydarzył Ci się overbooking – w pierwszej kolejności masz możliwość zapewnienia gościowi noclegu w takim samym standardzie. Jeżeli to Ci się nie uda, Twoim obowiązkiem jest zwrócenie mu podwojonej kwoty zadatku. Natomiast jeśli była to zaliczka, wystarczy, że ją zwrócisz.
Jak sobie poradzić ze znalezieniem zastępczego noclegu?
Wbrew pozorom w dzisiejszych czasach nie jest to takie trudne. Internet umożliwia nam kontakt z innymi gospodarzami w całej Polsce, dzięki czemu bez problemu można znaleźć kogoś, kto poratuje nas w przypadku overbookingu.
Nie zapomnij dlaczego gość wybrał Twój nocleg
Kiedy już zdarzy Ci się overbooking – pamiętaj, by nie panikować a podejść spokojnie do sytuacji. Skuteczną metodą będzie tutaj najpierw znalezienie zastępczych noclegów dla gościa, a następnie poinformowanie go o overbookingu wraz z konkretną propozycją. Tylko… no właśnie. Jak znaleźć zastępczy nocleg? Pamiętaj, że jeśli gość wybrał Twoją ofertę to z pewnych uzasadnionych przyczyn jak np.:
- dogodna lokalizacja,
- zachęcająca cena,
- odpowiadający mu standard.
Proponując mu zatem zastępczy nocleg, musi być on w tej samej bądź niższej cenie (nigdy nie proponuj droższego noclegu! Jeżeli nie masz wyjścia, Twoim obowiązkiem jest pokrycie ewentualnej różnicy, by nie narazić się na negatywne opinie. W końcu overbooking to Twój problem, nie gościa). Ta sama kwestia dotyczy standardu i lokalizacji – wszystkie te czynniki powinny być zbliżone do tych, które oferujesz w swoim obiekcie.
Znajdź innego gospodarza
Właśnie ze względu na takie sytuacje, warto mieć kontakt do pobliskich obiektów w Twojej okolicy i znajomości z tymi gospodarzami. W ten sposób wiesz, że nawet jeśli overbooking Ci się przytrafi – masz pewne zaplecze i więcej możliwości.
Jeśli jednak nie masz takich znajomości lub również mają zajęty termin, dobrym rozwiązaniem są grupy na facebooku, które zrzeszają właścicieli obiektów noclegowych w całej Polsce. Wystarczy wtedy wstawić ogłoszenie o zaistniałej sytuacji, a na pewno ktoś pomoże Ci w przejęciu od Ciebie gości.
Mam możliwe zastępstwo i co dalej?
Teraz Twoim zadaniem jest poinformować o zaistniałej sytuacji gościa. Mów szczerze o tym co się przydarzyło, nie kłam i nie „owijaj w bawełnę”. Wyślij mu Twoją propozycję, by mógł zweryfikować dany nocleg. Jeżeli zastępczy obiekt spełnia wspomniane wcześniej kryteria, gość nie powinien mieć do Ciebie żadnych uwag czy zażaleń.
Takie sytuacje faktycznie się zdarzają podczas prowadzenia takiego biznesu. Zwłaszcza wtedy, kiedy nie brakuje gości i jest dość duża rotacja między nimi. Warto pilnować kalendarzy dostępności w obiekcie. Zyskują na tym goście, bo od razu wiedzą które terminy są u Ciebie dostępne, a Ty nie tracisz czasu na odpowiedzi na pytania w tym zakresie.