Prowadzenie obiektu noclegowego, niezależnie od tego, czy jest to hotel, pensjonat czy apartament, wiąże się z dużą odpowiedzialnością. Właśnie dlatego warto uporządkować zasady pobytu – a służy do tego regulamin obiektu noclegowego. Sprawdź, jak przygotować taki dokument, aby był przejrzysty, prosty, a jednocześnie zawierał wszystkie najważniejsze zasady.
Brak regulaminu w pensjonacie, apartamentach czy pokojach na wynajem może prowadzić do wielu nieprzyjemnych sytuacji z gośćmi. Pamiętaj, że nie każdy ma dobre intencje, dlatego warto zabezpieczyć się prawnie. Poniżej znajdziesz wzór regulaminu obiektu noclegowego oraz kilka kroków, które pomogą Ci w spisaniu panujących zasad.
1. Doba hotelowa – zasady początku i końca pobytu
Przykład zapisu w regulaminie obiektu noclegowego:
Doba hotelowa zaczyna się o godz. 15.00 i kończy o godz. 11.00 ostatniego dnia pobytu.
To bardzo ważne, aby gość wiedział, kiedy może zjawić się w Twoim obiekcie oraz kiedy musi go opuścić. Informacja o długości doby hotelowej powinna być zawarta w regulaminie. Unikniesz sytuacji zbyt późnego wymeldowania i masz pewność, że zdążysz przygotować wszystko dla kolejnego gościa.
2. Warunki płatności i anulowania rezerwacji
Przykład zapisu w regulaminie obiektu noclegowego:
Płatność za pobyt nie podlega zwrotowi w przypadku skrócenia pobytu. Opłata miejscowa jest wliczona w cenę pokoju.
W regulaminie pensjonatu czy apartamentu musisz uwzględnić, co się stanie, gdy Twój gość nagle postanowi skrócić swój pobyt np. z powodu kiepskiej pogody. Koniecznie poinformuj więc o możliwości zwrotu części kosztów lub o braku takiej opcji. Warto także w tym punkcie regulaminu pobytu wspomnieć o dodatkowych opłatach.
A co, jeśli gość nagle anuluje swój pobyt w Twoim obiekcie? Tu istotna jest różnica między zaliczką a zadatkiem. Jeśli pobierasz od gości zaliczkę, musisz liczyć się z jej zwrotem w razie anulacji pobytu. Jeżeli takich sytuacji wolisz uniknąć, wybierz zadatek, ponieważ nie podlega on zwrotowi.
Dowiedz się więcej na temat różnic pomiędzy zaliczką a zadatkiem za pobyt: Zadatek czy zaliczka? Poznaj różnice
Poinformuj także o płatności pozostałej kwoty. Czy odbywa się to dopiero po przyjeździe na miejsce, czy może maksymalnie trzy dni przed planowanym przyjazdem? Unikniesz w ten sposób niepotrzebnych nieporozumień.
3. Zasady dotyczące zwierząt w obiekcie
Przykład zapisu w regulaminie obiektu noclegowego:
W apartamencie nie akceptujemy zwierząt.
A jeżeli gość nagle postanowi zabrać ze sobą psa? Jeżeli nie dopuszczasz takiej możliwości, lepiej ustrzec się przed podobnymi sytuacjami, wyraźnie informując o tym wcześniej. Jeżeli jednak, w Twoim obiekcie akceptujesz zwierzęta i oczekujesz za nie dodatkowej opłaty, również zamieść to w regulaminie. Takie kwestie są niezwykle istotne dla gości podróżujących z psami i innymi pupilami.
4. Palenie tytoniu w obiekcie noclegowym
W apartamencie obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu.
Nie życzysz sobie, by goście palili na terenie Twojego obiektu? W regulaminie obiektu noclegowego możesz wprowadzić zakaz palenia.
Posiadasz miejsca do tego specjalnie wyznaczone? To również warto zawrzeć, by goście dokładnie wiedzieli, gdzie mogą palić podczas pobytu w obiekcie.
5. Cisza nocna w obiekcie noclegowym
Przykład zapisu w regulaminie obiektu noclegowego:
Cisza nocna obowiązuje od godz. 22.00 do godz. 6.00 rano.
To niezwykle istotny element regulaminu obiektu noclegowego. Zapewnia on spokój nie tylko Tobie, ale także pozostałym gościom.
6. Odpowiedzialność za szkody
Przykład zapisu w regulaminie obiektu noclegowego:
Goście apartamentu ponoszą odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone w pokojach. Szkoda oznacza zarówno zniszczenie/uszkodzenie elementów wyposażenia pokoju, jak ich utratę.
Pamiętaj o tym, że w Twoim obiekcie zawsze ktoś może coś potłuc, popsuć lub przywłaszczyć. Warto się zabezpieczyć przed taką sytuacją. Regulamin noclegu pozwoli Ci przestrzec gości przed ewentualną odpowiedzialnością za straty.
Konsekwencje szkód wyrządzonych w czasie pobytu
Przykład zapisu w regulaminie obiektu noclegowego:
W przypadku powstania szkody w pokoju z winy gościa bądź z winy odwiedzających go osób, gość jest zobowiązany do pokrycia kosztów jej naprawy. Za szkody wyrządzone przez dzieci odpowiadają rodzice.
Co tak naprawdę znaczy odpowiedzialność za szkody? W tym przypadku oczywiście pokrycie jej kosztów: zakup nowego przedmiotu, naprawę, wymianę części – w zależności od stopnia zniszczenia.
Zawiadomienie o szkodzie w obiekcie
Przykład zapisu w regulaminie obiektu noclegowego:
Gość powinien zawiadomić właścicieli o wystąpieniu lub stwierdzeniu szkody w pokoju.
Bądź przygotowany na to, że gość może chcieć tej odpowiedzialności za szkody uniknąć. Jak? Po prostu nie mówiąc Ci, że doszło do wyrządzenia szkody. Koniecznie poinformuj, że jest do tego zobowiązany.
7. Dostęp do obiektu noclegowego, odpowiedzialność za zgubienie kluczy
W przypadku jego utraty klucza, goście zostaną obciążeni kosztami wymiany zamka.
Pamiętaj, że zgubienie kluczy przez gości generuje to dla Ciebie dodatkowe koszty. Kwota jaką obciążysz gości w takim przypadku, jest zależna od Ciebie. Ważne jednak, by uwzględnić ją w regulaminie pobytu.
Określ także zasady dostępu do obiektu noclegowego. Wiele obiektów korzysta ze standardowego zamka, gdzie wystarcza klucz. W takim przypadku wyjaśnij w regulaminie noclegu, gdzie gość będzie mógł otrzymać klucz do pokoju, kto mu go dostarczy i w jakich godzinach. Gdy jednak korzystasz z zamka elektronicznego, określ, w jaki sposób przekażesz gościom instrukcję. Jeżeli np. przesyłasz taki kod wraz z instrukcją godzinę przed przyjazdem, koniecznie wspomnij o tym w regulaminie.
8. Odpowiedzialność za przedmioty gości hotelowych
Przykład zapisu w regulaminie obiektu noclegowego:
Apartament nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzenia pojazdu należącego do gościa, jak również za rzeczy wartościowe pozostawione w pokojach.
W czasie pobytu może dojść do zniszczenia czy uszkodzenia nie tylko wyposażenia pokoju, ale także przedmiotów gości. Warto zabezpieczyć się przed sytuacjami, gdy gość będzie chciał obciążyć Ciebie kosztami, np. zniszczonego sprzętu czy stłuczki na terenie posesji. Może się też zdarzyć, że gość zgubi coś wartościowego w pokoju i nie odnajdziesz tego przed wizytą kolejnych gości. W tej sytuacji ważne jest, aby to właśnie Ciebie nie oskarżono o kradzież.
9. Organizacja imprez i zakaz zakłóceń
Przykład zapisu w regulaminie obiektu noclegowego:
Goście zobowiązują się wykorzystywać apartament jedynie do celów mieszkalnych – zabrania się organizowania imprez w apartamencie.
Nigdy nie masz pewności, na jakich gości trafisz i jaki mają cel swojego pobytu. Taki zapis to zawsze dodatkowa ochrona dla Ciebie przed nieprzyjemnymi sytuacjami.
10. Wypowiedzenie pobytu w razie naruszenia regulaminu
Przykład zapisu w regulaminie obiektu noclegowego:
W przypadku, gdy gość w sposób znaczący narusza spokój i/lub dobra sąsiadów oraz nie przestrzega powszechnie stosowanych norm współżycia między ludźmi, apartament zastrzega sobie prawo do wypowiedzenia gościowi pobytu i nie jest wówczas zobowiązany do zwrotu pieniędzy za niewykorzystany okres.
Gdy goście przekroczą ustalone granice, musisz mieć prawo do wypowiedzenia pobytu. Ważne jest, byś nie musiał zwracać pieniędzy. W końcu to goście nie przestrzegali zasad panujących w Twoim obiekcie.
Czy gość musi zaakceptować regulamin obiektu noclegowego?
Nie musisz każdego gościa prosić o podpis pod regulaminem w momencie przyjazdu do Twojego obiektu. Wystarczy, że dodasz pod nim zapis:
Korzystanie z usług Apartamentu XYZ stanowi akceptację niniejszego regulaminu.
Wzór regulaminu obiektu noclegowego do pobrania
Jesteśmy pewni, że regulamin przyczyni się do wielu spokojniejszych nocy oraz mniejszej ilości nieporozumień. Zapewni to większy komfort zarówno dla Ciebie, jak i Twojego gościa. Mamy nadzieję, że instrukcja okaże się pomocna. Teraz napisanie regulaminu nie powinno sprawić Ci problemu! Jeśli potrzebujesz, skorzystaj z gotowego wzoru regulaminu obiektu noclegowego do pobrania:
Cenna wskazówka: Ten regulamin to jedynie przykład, a treść powinna być dostosowana do specyfiki Twojego obiektu, lokalnych przepisów oraz ogólnych standardów. Przed publikacją regulaminu zawsze zalecamy skonsultować się z prawnikiem, aby upewnić się, że spełnia on wszystkie wymagania prawne i jest odpowiedni do Twojego biznesu.
Regulamin pobytu w obiekcie noclegowym – FAQ
Jakie najważniejsze informacje powinny znaleźć się w regulaminie obiektu noclegowego?
Najważniejsze informacje to zasady płatności, skrócenia lub anulowania pobytu, akceptacji zwierząt. Pamiętaj także o uregulowaniu kwestii porządku (zakłócania ciszy nocnej, organizacji imprez) oraz odpowiedzialności za wyrządzone szkody.
Gdzie powinno się umieścić regulamin pobytu w obiekcie noclegowym?
Regulamin powinien być dostępny w widocznym miejscu, np. na ścianie w pokoju. Możesz też opublikować go online, np. na swojej stronie internetowej. Ważne jest, by wszyscy goście mieli możliwość zapoznania się z tym dokumentem.
Co robić, jeśli goście nie przestrzegają regulaminu pobytu?
Taka informacja powinna się znaleźć właśnie w regulaminie. Możesz obciążyć gości karami finansowymi (np. za zniszczenie sprzętu) lub wypowiedzieć pobyt, jeśli naruszenia będą rażące.