Jako zarządcy obiektów noclegowych często stajemy przed nieprzewidzianymi sytuacjami, które mogą wpływać na komfort i bezpieczeństwo naszych gości. Jednym z takich przypadków jest sytuacja, w której goście przybywają do apartamentu w większej liczbie niż zadeklarowali podczas rezerwacji. Co zrobić w takiej sytuacji?
Przykład z życia
Wyobraźmy sobie, że mamy apartament przeznaczony dla 4 osób, a goście rezerwują go na 2 osoby dorosłe i 2 dzieci. Po ich przybyciu okazuje się, że w apartamencie przebywa łącznie 6 osób (4 dorosłych i 2 dzieci). Właściciel apartamentu dysponuje systemem monitoringu, który potwierdza tę sytuację. Jakie działania powinien podjąć?
W takiej sytuacji warto wykonać kilka kroków:
- Bezpośredni kontakt z gośćmi
Najlepiej jeszcze przed przybyciem gości wysłać im wiadomość, w której potwierdzimy liczbę osób, które będą nocować. - Sprawdzenie regulaminu
Należy przypomnieć gościom o regulaminie obiektu, który zwykle zawiera zapisy dotyczące maksymalnej liczby osób i konsekwencji w przypadku jej przekroczenia. - Dostosowanie ceny
Jeśli gościom uda się uzasadnić swoją liczniejszą obecność, można rozważyć dodatkową opłatę za każdą osobę ponad zadeklarowaną. - Zgłoszenie na platformie
Warto również zgłosić sytuację obsłudze platformy rezerwacyjnej, na której dokonali rezerwacji, aby zabezpieczyć swoje interesy. - Ocena pobytu
Po zakończeniu pobytu zaleca się wystawienie oceny gościom, uwzględniając w niej ich zachowanie i liczby osób w apartamencie w odniesieniu do rezerwacji.
Należy pamiętać, że jako zarządcy obiektów noclegowych mamy prawo dbać o bezpieczeństwo i komfort naszych gości. Ustalenie jasnych zasad przy rezerwacji oraz monitorowanie sytuacji na bieżąco, pozwala unikać nieprzyjemnych sytuacji. Warto także korzystać z systemów monitoringu w częściach wspólnych, co może być pomocne w przypadku spornych sytuacji.
W przypadku przekroczenia liczby gości zadeklarowanej w rezerwacji warto niezwłocznie działać. Współpraca z gośćmi i przestrzeganie regulaminu pomaga w zminimalizowaniu ryzyka i zapewnieniu dobrego wrażenia zarówno dla gości, jak i dla właściciela obiektu.
co w sytuacji gdy apartament jest przygotowany dla max 6 osób a przyjeżdża 7.
Na monitoringu mamy zarejestrowanego dodatkowego gościa, dla którego nie ma miejsca do spania. Nie ma możliwości dopłaty, ponieważ regulamin nie przewiduje takiej ilości osób ?
Jakie kroki poza rozmową można podjąć ?