Mailing obiektu noclegowego: jak pisać e-maile do gości?

Ponad 70% internautów regularnie (każdego dnia) sprawdza pocztę elektroniczną. Trzech na czterech badanych otwiera i przegląda wiadomości, na których otrzymywanie wyrazili zgodę. To może być Twój sposób na zwiększenie liczby rezerwacji w obiekcie noclegowym! Zastanawiasz się, jakie powinny być e-maile do gości, jak często je wysyłać i jak budować bazę adresów? Przeczytaj nasz praktyczny poradnik dla właścicieli obiektów noclegowych!

E-mail to wciąż jeden z najskuteczniejszych kanałów komunikacji z klientami. Przygotowanie i wysyłanie e-maili do klientów może być skutecznym narzędziem marketingowym. Efektywny staje się jednak tylko wtedy, kiedy angażujące treści otrzymują właściwe osoby i w odpowiednim czasie.

W tym artykule dowiesz się:

1. Dlaczego warto prowadzić skuteczny e-mail marketing obiektu noclegowego.
2. Jak budować bazę mailingową: właściwie dobraną i zgodną z przepisami.
3. Co możesz pisać w e-mailach do gości (i dlaczego nie powinny to być tylko e-maile sprzedażowe).
4. Z jaką częstotliwością wysyłać wiadomości.

Co możesz osiągnąć dzięki wysyłaniu e-maili do gości i potencjalnych klientów?

Mimo pojawienia się wielu innych form (mediów społecznościowych, video marketingu itp.) e-mail marketing pozostaje jedną z najskuteczniejszych form docierania do klientów i budowania z nimi długotrwałych relacji. Jest postrzegany jako nienachalny, daje szerokie możliwości edukowania, doradzania, przygotowywania do zakupu.

Dzięki mądrze prowadzonemu mailingowi do gości Twojego obiektu noclegowego możesz:

• Zwiększyć liczbę rezerwacji – dzięki e-mailom do gości będziesz regularnie przypominać im o swojej ofercie, co daje dużą szansę na trafienie w ich potrzeby we właściwym czasie.
• Dbać o utrzymanie relacji z gośćmi – osiągniesz ten cel, wysyłając im nie tylko maile sprzedażowe, ale również te z życzeniami świątecznymi, praktycznymi poradami czy ciekawostkami na temat atrakcji w Twojej okolicy.
• Poprawić komunikację z gośćmi przed przyjazdem – e-maile do gości pozwolą Ci się upewnić, że osoby przyjeżdżające do Twojego obiektu wiedzą, jak dojechać na miejsce, jakiego wyposażenia mogą się spodziewać, jakie atrakcje i udogodnienia na nie czekają itp.

E-mail marketing obiektu hotelowego to znakomity, a przy tym stosunkowo tani sposób na budowanie lojalności wśród klientów. Pamiętaj jedynie, by nie traktować e-maili do gości wyłącznie jako narzędzia sprzedażowego – duża liczba wiadomości zachęcających do rezerwacji może być źle odebrana.

Jak zbudować bazę mailingową dla obiektu noclegowego?

Najważniejsza zasada w budowaniu bazy odbiorców to: „Nie idź na skróty”. Dużym błędem jest zakup gotowych baz mailingowych (np. na Allegro). W ten sposób otrzymujesz dostęp do dużej liczby adresów, ale nie wiesz, kto za nimi stoi. Część może być nieaktualna, niektóre mogą pochodzić z zagranicy – krótko mówiąc, jest mało prawdopodobne, by wśród odbiorców znajdowali się Twoi potencjalni goście.

Odbiorcy przeważnie traktują wiadomości z przypadkowych adresów jako spam, a to z kolei wpływa na negatywną ocenę przesłanych treści u dostawców poczty elektronicznej. W następstwie, wiadomości jeszcze częściej trafiać będą do folderu ze spamem, znacznie obniżając skuteczność mailingu.

Warto zaznaczyć, że kupione bazy mailingowe bardzo często zawierają adresy pułapki, czyli tzw. spamtrapy. Są to adresy stworzone przez dostawców poczty elektronicznej, które pomagają w identyfikacji spamerów. Jeśli wyślemy wiadomość na taki adres-pułapkę, możemy być pewni, że nasze przyszłe e-maile trafią do spamu zamiast do skrzynek odbiorczych.

Jak gromadzić adresy mailowe gości obiektu noclegowego, aby uniknąć spamu?

W budowaniu list mailingowych kluczowa jest cierpliwość. Wartościowa baza lojalnych odbiorców musi być budowana systematycznie i stopniowo. Sposoby pozyskiwania nowych adresów mailowych to m.in.:

• umieszczenie na stronie www i profilu na Facebooku formularzy zapisu do newslettera w dobrze wyeksponowanym miejscu;
• proponowanie rabatu, biletu wstępu do pobliskiej atrakcji lub innego gratisu w zamian za zapisanie się do newslettera;
• zorganizowanie konkursu, którego uczestnicy zobowiązani zostaną do potwierdzenia zgody na otrzymywanie wiadomości e-mail;
• przygotowanie bezpłatnego poradnika dla turystów lub przewodnika po okolicznych atrakcjach, który będzie można pobrać w zamian za zapis na newsletter;
• dodanie odnośnika do zapisu do listy mailingowej w stopce wiadomości wysyłanych do obecnych lub potencjalnych klientów, których nie ma jeszcze na naszej liście mailingowej;
• wyszukanie partnera, który w ramach wymiany barterowej umieściłby zachętę do zapisu na twój newsletter;
• zachęcenie gości w czasie pobytu lub po jego zakończeniu o podanie swoich adresów mailowych.

Budowanie listy mailingowej obiektu noclegowego a przepisy

Pamiętaj o przestrzeganiu prawa! W miejscach zapisu do bazy mailingowej należy bezwzględnie umieścić informację o zgodzie na wykorzystanie danych osobowych do celów marketingowych. W treści e-maili nie można zapomnieć również o dodaniu odnośnika, dzięki któremu odbiorca łatwo wypisze się z listy mailingowej.

Takie działania są zgodne z przepisami, ale także korzystne z punktu widzenia właścicieli obiektów noclegowych. Odbiorca, który nie chce otrzymywać e-maili do gości, prawdopodobnie i tak nie skorzysta z Twojej oferty. Zdecydowanie lepiej umożliwić mu wypisanie się za pomocą jednego przycisku – dzięki temu unikniesz jego frustracji, a być może również negatywnych opinii na Twój temat pozostawianych w internecie.

W procesie wypisania jest jeszcze szansa na błyskotliwe zachęcenie go do przemyślenia postanowienia i zapytanie o powód, aby przyszłe wiadomości były jeszcze bardziej efektywne. Ostatecznie lepiej pozwolić wypisać się niezadowolonej osobie, niż trafić do jej folderu ze spamem.

Jak pisać e-maile do gości?

Co powinien zawierać skuteczny e-mail? Każda przesłana e-mailem wiadomość powinna mieć cel. W przypadku obiektu noclegowego to oczywiście pozyskanie gości. Miej to na uwadze, gdy tworzysz treści e-maili do gości.

Co powinno znajdować się w mailingu obiektu noclegowego?

Nagłówki i wezwanie do działania w mailingu obiektu noclegowego

1. Bardzo pomocnym elementem by to osiągnąć jest tzw. “call to action”, czyli wezwanie do działania. Zazwyczaj jest to przycisk z odpowiednim tekstem, który ma zachęcić odbiorcę do kliknięcia. Powinien być prosty, ale jednocześnie dokładnie opisywać to, czego można spodziewać się po jego kliknięciu np. „Sprawdź nasze pokoje”, „Odbierz rabat na nocleg”, „Zarezerwuj już teraz”.
2. Najważniejszy element każdego maila to jego temat (nagłówek). Od niego zależy czy nasza wiadomość w ogóle zostanie otwarta, czy od razu skasowana. Nagłówek musi być intrygujący, a jednocześnie nieść informację o zawartości maila. Odbiorca nie może czuć się zdezorientowany po otwarciu wiadomości. Starannie dobieraj nagłówek, który skupia uwagę i zachęca do otwarcia wiadomości.

Personalizacja e-maili do gości

1. Personalizacja, czyli dostosowanie maila do odbiorcy, jest zawsze mile widziana. Użycie w nagłówku lub treści maila imienia odbiorcy często podnosi jego skuteczność. Warto zatem zwracać się do swojego subskrybenta po imieniu. Jeśli mamy większą wiedzę o gościu, nie można bać się wykorzystać jej w mailingu. Ludzie lubią, gdy czują się traktowane indywidualnie.
2. Wiemy kiedy klient u nas nocował? Przypomnijmy się po roku mailem z przypomnieniem, a być może znów przyjedzie do nas na urlop. Znamy datę urodzenia klienta? Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wysłać kod rabatowy na pobyt lub zaproponować pakiet urodzinowy z tej okazji.

Skuteczne treści: wartościowe dla odbiorców, pozbawione błędów

1. E-mail nie może zawierać błędów. Przed wysyłką kategorycznie trzeba sprawdzić, czy wszystkie odnośniki w wiadomości są poprawne, wyeliminować literówki i ewentualne błędy ortograficzne.
2. Coraz częściej odbieramy wiadomości mailowe właśnie na smartfonach czy tabletach. Warto zadbać by nasz mail wyświetlał się poprawnie nie tylko na komputerach, ale również na urządzeniach mobilnych. Koniecznie trzeba również dopracować stronę www – sprawdzić, czy linki działają i kierują gości we właściwe miejsce.
3. Nie należy zanudzać odbiorcy ogromną ilością tekstu. Im go mniej, tym lepiej! Treść powinna być atrakcyjna, klarowna i wartościowa dla odbiorcy. Dużo korzystniej zastosować angażujące hasła, przyciski, zdjęcia, statystyki czy też animacje. Wykorzystaj atrakcyjne grafiki i multimedia, obrazy skupiają dużo większą uwagę niż tekst.

To uniwersalne zasady, pasujące do każdego typu e-maili do gości Twojego obiektu noclegowego: sprzedażowych, wizerunkowych, nastawionych na budowanie relacji. Zwróć uwagę, że takie wiadomości powinny być spersonalizowane, przyciągające uwagę już na poziomie nagłówka i wartościowe dla odbiorców. Pamiętaj także o dopracowaniu ich formy: sprawdzeniu pod kątem technicznym, zweryfikowaniu poprawności treści.

Sprawdź więcej porad dotyczących komunikacji z gośćmi: Jak komunikować się i budować dobre relacje z gośćmi.

Co pisać w e-mailach do gości obiektu noclegowego?

Jeśli e-mail marketing, to sprzedaż. Takie może być Twoje pierwsze skojarzenie. I rzeczywiście, w wiadomościach do gości i potencjalnych klientów możesz wysyłać aktualne oferty, informacje o pakietach specjalnych i promocje.

W komunikacji z gośćmi obiektu noclegowego warto jednak pójść krok dalej. E-mail marketing możesz traktować nie tylko jako narzędzie sprzedażowe, ale również sposób na budowanie relacji, utrzymanie kontaktu z gośćmi po pobycie. Aby to osiąnąć, pomyśl o zwiększeniu różnorodności w komunikacji mailowej z gośćmi. Żongluj tematami i formatami – dzięki temu nie będziesz postrzegany przez odbiorców jako nachalny sprzedawca, ale jako doradca, ekspert w swojej dziedzinie, ktoś, komu na nich zależy.

Przykłady e-maili: sprzedażowych i budujących relacje

Mamy dla Ciebie kilka pomysłów na e-maile do gości Twojego obiektu noclegowego – różnorodne i nieszablonowe:

• „Zaplanuj swój wiosenny wypoczynek z wyprzedzeniem – specjalny rabat dla powracających gości!”. Taka wiadomość budzi pozytywne emocje, zachęca do rezerwacji i podkreśla korzyści z bycia lojalnym.
• „Nowy sezon, nowe udogodnienia! Zobacz, co się zmieniło w…”. Taką wiadomością pokazujesz, że Twój obiekt noclegowy się rozwija, a Ty dbasz o komfort gości. Nowy wystrój czy wyposażenie można także atrakcyjnie pokazać na zdjęciach.
• „Co warto zobaczyć w naszej okolicy tej zimy? Nasze TOP 5 atrakcji”. W takim e-mailu pozycjonujesz się jako ekspert, znawca regionu. Goście mogą się spodziewać, że odwiedzając Twój obiekt, otrzymają cenne wskazówki na temat atrakcji – takie jak te w e-mailu.
• „Twój głos ma znaczenie – podziel się opinią i pomóż nam się rozwijać”. Taki e-mail do gości buduje autentyczność i relację. Zachęca do wystawienia opinii w sposób naturalny, bez presji.
• „Jak najlepiej przygotować się do pobytu w górach/nad morzem? Krótki poradnik od nas”
  Nie każdy e-mail do gości musi być sprzedażowy. Ten jest przykładem contentu edukacyjnego, zawiera praktyczne wskazówki (co zabrać, jak się przygotować), które jednocześnie subtelnie przypominają o obiekcie i jego lokalizacji.
• „Dziękujemy za Twój pobyt! Mamy małą niespodziankę przy kolejnej rezerwacji”. To mail, który wpływa na lojalność, zachęca do kolejnej rezerwacji z rabatem lub voucherem. Pokazuje gościom, że o nich pamiętasz i chcesz budować z nimi długofalowe relacje.

Bombardowanie subskrybentów jedynie reklamowymi mailami nigdy nie jest wskazane. Pomyśl, o czym jeszcze możesz napisać, by dostarczać odbiorcom prawdziwą wartość! Traktuj e-maile do gości jako przestrzeń do rozmowy, a nie tylko do sprzedaży.

Kiedy wysyłać e-maile do gości?

Najlepszy moment na wysyłanie e-maili do gości… nie istnieje. A przynajmniej nie ma uniwersalnego, odpowiedniego dla wszystkich czasu. Zależy to od treści wiadomości – np. e-mail z ofertami weekendowymi najlepiej wysłać pod koniec tygodnia, gdy ludzie planują weekendowe wyjazdy. Skuteczność e-mail marketingu obiektu noclegowego zależy także od przyzwyczajeń Twoich gości. Możesz to badać, korzystając z narzędzi oprogramowania do e-mail marketingu. Sprawdzisz tam liczbę otwarć wiadomości i kliknięć w linki, także w rozkładzie czasowym – w ten sposób przeanalizujesz, w jakich porach Twoi odbiorcy najczęściej sprawdzają pocztę. To będzie dla Ciebie wskazówka do planowania czasu kolejnej wysyłki.

Jak często pisać e-maile do gości? Niektórzy wysyłają wiadomości codziennie, inni raz na miesiąc i obydwa podejścia mogą być tak samo skuteczne. Liczy się przede wszystkim regularność. Dzięki niej odbiorcy nie będą raz po raz zaskakiwani wiadomościami od Ciebie. Wypracują za to pewien schemat – będą wiedzieć, że np. zawsze w czwartek po południu mogą spodziewać się e-maila z atrakcyjną ofertą czy poradami.

Automatyzacja e-maili w obiekcie noclegowym. Jak wykorzystać takie narzędzia?

Wykorzystaj narzędzia do automatyzacji e-mail marketingu, aby wysyłać maile w odpowiednim czasie. Możesz zaplanować np.:

• Automatyczne wiadomości do gości, którzy rozpoczęli rezerwację, ale jej nie dokończyli. W takich e-mailach zachęć do potwierdzenia, a także do zadawania pytań w razie wątpliwości. Dzięki temu możesz łatwo zwiększyć liczbę rezerwacji w obiekcie noclegowym.
• Automatyczne e-maile do gości z potwierdzeniem rezerwacji. W takiej wiadomości mogą znaleźć się szczegóły dotyczące pobytu: godziny zameldowania i wymeldowania, wskazówki dojazdu i parkowania, informacje o udogodnieniach.
• Automatyczne e-maile wysyłane na 1-2 dni przed przyjazdem. Mogą zawierać przypomnienie o pobycie, praktyczne wskazówki, zachętę do zadawania pytań.
• Automatyczne e-maile wysyłane 1-2 dni po zakończeniu pobytu. Możesz w nich zamieścić podziękowania oraz rabat na kolejny pobyt. To także dobre miejsce na zachęcenie do pozostawienia opinii.

Dowiedz się więcej na temat pozyskiwania opinii. Opinie o Twoim obiekcie. Jak zadbać o swój wizerunek w sieci?

Paradoksalnie automatyzacja mailingu obiektu noclegowego daje także szansę na personalizację wiadomości do gości. Możesz stworzyć szablony e-maili, w których zostawisz miejsce na wpisanie imienia i innych danych z bazy adresowej. Dzięki temu Twój gość będzie miał poczucie, że piszesz do niego, a nie do anonimowego odbiorcy.

E-maile do gości obiektu noclegowego – podsumowanie

Kluczem do skutecznego e-mail marketingu jest dostarczenie wartości i dostosowywanie treści do potrzeb i preferencji klientów. Najważniejsze jest to, aby podtrzymywać komunikację z gośćmi, bo to przynosi najwięcej korzyści. Stały kontakt i pozytywne relacje to przepis na sukces. Już wiesz, jak przygotować e-maile do klientów, a teraz działaj!